3.11.2009

Huoneistotarkastukset siirtyivät paperilta sähköisiksi

VVO:n organisaatio harppasi kuluneen vuoden aikana aimo askeleen eteenpäin muuttaessaan kiinteistöjen huoneistotarkastukset sähköisiksi. Muutoksen yhteydessä otettiin myös suunta kohti paperitonta toimistoa.

Vuonna 2008 VVO:n tietohallinnossa toteutettiin mittavia uudistuksia. Koko tietokonekanta uusittiin migraation yhteydessä. Tavoitteena oli laajentaa VVO:n strategian mukaisesti kehittynyttä tietotekniikkaa ja langattomia verkkoyhteyksiä myös kiinteistötasolle. Tämä tarkoitti kiinteistöillä tehtävien huoneistotarkastusten muuttamista sähköiseen muotoon käyttäen pientä kannettavaa Tablet PC-tietokonetta ja langatonta 3G-yhteyttä.

Tekniikka mukaan tukemaan prosessia

Kehityshankkeessa mukana olleiden palvelupäällikkö Piia Hyvärisen ja sovellusasiantuntija Tiia Enckellin mukaan lähtötilanteessa tarkasteltiin aluksi koko huoneistotarkastuksen prosessiin liittyvää toimintamallia ja sen sähköistämistä mahdollisimman pitkälle. Projektissa oli mukana sekä, myyntineuvottelijoita että isännöitsijöitä, joilta saatiin palautetta huoneistotarkastuksen tekemisestä.
- Muutimme huoneistotarkastuksissa käytettävän tarkastuslomakkeen sähköiseen muotoon. Lomakkeen oli oltava sellainen, että sitä pystyi helposti täyttämään suoraan huoneistossa tietokoneella. Nyt tarkastajat voivat oman valintansa mukaan, joko näppäillä tietokoneen ruudulle kynällä lisättävät tiedot tai kirjoittaa perinteisellä tavalla tiedot koneelle, kertoo Hyvärinen.

Enckellin mukaan pelkkä lomakkeen muuttaminen sähköiseksi ei kuitenkaan riittänyt.
- Meidän mallissamme huoneistoille tehdään kaksi tarkastusta. Heti huoneiston irtisanomisvaiheessa asuntotarkastaja käy huoneistolla tekemässä ennakkotarkastuksen ja täyttää sähköisen tarkastuslomakkeen, jossa otetaan kantaa huoneiston kuntoon. Tiedot tallennetaan kiinteistötietojärjestelmä Tampuuriin, josta tiedot siirtyvät reaaliaikaisesti myyntineuvottelijoiden käyttämään Asmanet-asuttamissovellukseen VVO-kotikeskuksissa. Jos huoneisto on esimerkiksi huonokuntoinen, tieto siirtyy välittömästi myyjälle, jolloin emme turhaa tarjoa asiakkaillemme tällaisia asuntoja, toteaa Enckell.

Ennakkotarkastuksen jälkeen isännöitsijä saa tiedon tehdystä tarkastuksesta ja asunnon kunnosta sekä järjestelmä muodostaa automaattisesti isännöitsijälle muuttotarkastuslomakkeen. Jos myyntineuvottelija on merkinnyt huoneiston markkinointikieltoon, siitä tulee ilmoitus isännöitsijän sähköpostiin. Nopea tiedonsiirtyminen varmistaa sen, että huoneistossa mahdollisesti olevia puutteita ei jää huomioimatta.

Viisivaiheinen muuttotarkastus

Isännöitsijä tekee asukkaan poismuuton yhteydessä muuttotarkastuksen. Tällöin Isännöitsijä ottaa kantaa muun muassa tarpeellisiin remontteihin ja pienempien vikojen korjaamiseen. Muuttotarkastus on viisivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa isännöitsijä täydentää huoneiston materiaali- ja kuntotiedot sähköiselle lomakkeelle. Tietoihin merkitään tarvittavat korjaukset ja mahdolliset pikkuviat tai puutteet sekä tieto laskutetaanko asukasta mahdollisista korjauksista.

Samassa yhteydessä päätetään siitä kuka hoitaa korjaukset. Tieto lähtee automaattisesti huoltoon tai urakoitsijalle sähköisenä ilmoituksena. Viimeisimmässä vaiheessa tarkastetaan vielä onko asukas palauttanut kaikki huoneiston avaimet. Valmis muuttotarkastus on tuottanut tiedon urakoitsijoille ja huolloille tehtävistä tilauksista, asukaslaskutukseen tarvittavat tiedot, sekä välittänyt reaaliaikaisen tiedon vuokrareskontraan vakuuden palauttamiseksi.
- Järjestelmä saattaa tuntua ensi kuulemalta yksinkertaiselta, mutta kyllä tämän kanssa on tehty töitä. Tässä projektissa on jouduttu rakentamaan liittymiä järjestelmien välille, eivätkä integraatiot ole koskaan yksinkertaisia. Myyntineuvottelijan käyttämä Asmanet, isännöitsijän Tampuuri ja reskontran Vuha käyttävät kaikki tarkastuksesta saatavaa tietoa. Kaiken on tapahduttava nopeasti ja virheettömästi. Huoneistotarkastuksia tehdään VVO:lla keskimäärin n. 900 kpl kuukaudessa, joten järjestelmän toimivuus ja luotettavuus ovat kriittisiä, painottaa Hyvärinen.

Myönteinen palvelukokemus kiikarissa

Enckell muistuttaa, että asiakkaan näkökulmasta tietotekniikan mukaantulo huoneistotarkastuksiin on iso etu. Huoneiston kunnosta voidaan keskustella uuden asiakkaan kansaa välittömästi, kun huoneistolla oleva tarkastaja on tallentanut tiedon. Lisäksi kaikista tehdyistä toimenpiteistä jää historiatietoa, josta voidaan vuosienkin päästä tarkistaa tapahtumien kulku. Tärkeintä on kuitenkin varmistaa huoneiston kunto uuden asukkaan muuttaessa asuntoon. Lisäksi vakuusmaksu pystytään palauttamaan aiempaa nopeammin.
- Entisenä VVO-kotikeskuksen työntekijänä tiedän, kuinka paljon huoneistotarkastuksissa aiemmin pyöritettiin paperia. Vaikka tarkastukseen käytettävä aika huoneistolla on saattanut pidentyä, niin koko prosessi on varmasti aiempaa nopeampi ja luotettavampi, toteaa Enckell.

Sekä Hyvärinen että Enckell myöntävät, että projekti on ollut mittava. Siinä on ollut omat vaikeutensa niin työntekijöiden puolelta kuin teknisestikin. Lopputulos on kuitenkin heidän mielestään erinomainen. Positiivista palautetta on tullut kaikilta tarkastuksiin osallistuvilta mutta kehitettävää on jatkossakin. Hyvärisen mukaan käytön kautta saadaan parhaimmat palautteet ja kehitysideat.

Huoneistotarkastusprosessi on nyt määritetty ja otettu osaksi arkista työtä. Tällä hetkellä on meneillään uusi mittava projekti, jossa kerätään puuttuvia tietoja huoneistoista. Näitä ovat muun muassa pohjapiirustukset ja huoneistojen tarkempi varustelutaso. Tätä tietoa tarjoillaan tulevaisuudessa VVO:n asunnonhakijoille. Luonnollisesti sähköisessä muodossa.

Lisätietoja:
Marjaana Kivioja, viestintäpäällikkö, p. 020 508 3589